Microsoft Lists徹底解説：Excel管理を卒業！中小企業の業務を効率化する使い方と活用事例

2025年11月7日 2025年10月31日

さくBiz管理者

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「顧客情報をExcelで管理しているが、誰が最新版を持っているのかわからない」
「データを共有するたびにファイルが増えて混乱する」
「タスクや進捗をチームで共有したいけれど、適した仕組みがない」

このような悩みを抱える中小企業は非常に多いです。
Excelは優れたツールですが、複数人での同時作業や共有管理には不向きです。
その結果、情報が属人化しやすく、更新の手間が増えるという課題が生まれます。

そこで注目したいのが、Microsoft 365に標準搭載されている「Microsoft Lists（リスツ）」です。
Listsは、Excelの使いやすさはそのままに、チームで共有・編集ができる新しい情報管理ツール。
この記事では、Listsの特徴、他社ツールとの違い、そして中小企業での実践的な活用法をわかりやすく紹介します。

Microsoft Listsとは？―Excelのように扱える“共有データ管理アプリ”

Microsoft Listsは、Microsoft 365の中に標準で含まれている情報共有・管理アプリです。
データをリスト（表形式）で管理し、複数人がリアルタイムで閲覧・編集できます。

見た目はExcelに近く、操作も直感的。
しかし、Listsは**「チームで共有・通知・自動化できる」という点で大きく進化**しています。

🔹 Listsの主な特徴

テンプレートから簡単作成
　「案件管理」「資産管理」「イベント日程」など、業務別テンプレートが豊富。
複数ビューに対応
　リストを表形式だけでなく、カレンダー・カード表示・ギャラリービューなどに切り替え可能。
条件付き書式
　期限が過ぎたタスクを赤字表示するなど、ルールに応じて自動で強調。
Teams連携
　TeamsのチャネルにListsをタブ追加し、会話とデータ管理を一体化できる。
Power Automate連携
　「新規登録で通知」「期限前にリマインド」など、業務の自動化も可能。

これらの機能により、Listsは「チームで使うExcel」とも呼ばれています。

他社ツールとの比較：Listsは“社内共有”に強い

近年、NotionやAirtable、Smartsheetなど、リスト型の情報管理ツールが増えています。
それぞれに特徴がありますが、Microsoft Listsの強みは「Microsoft 365との親和性」と「セキュリティの高さ」です。

比較項目	Microsoft Lists	Notion	Airtable	Smartsheet
主な特徴	Microsoft 365連携に特化	ノート＋データ管理が柔軟	見た目の美しさとDB機能	ExcelライクなUI
コスト	Microsoft 365に含まれる（追加費用なし）	無料～有料	有料（チーム課金）	有料
操作性	Excel感覚で使える	学習コストがやや高い	直感的	操作が複雑
セキュリティ	Microsoft 365の社内認証下で安全	外部クラウド依存	外部クラウド依存	外部クラウド依存
向いている企業	Microsoft 365導入済みの中小企業	情報整理重視のチーム	データ分析中心の企業	大規模プロジェクト型企業