Microsoft Copilot新機能「ノートブック」活用法

Microsoft 365 Copilotの「ノートブック」は、様々な資料をまとめて管理し、AIアシスタントであるCopilotに分析や質問応答をさせるためのAIノートです。代表的なサービスとしてGoogle NotebookLMやNotion AIなどがあります。AIノートはファイル、会議メモ、リンクなど関連するリソースを1か所に集約でき、AIがそれらに基づいた的確な回答や洞察を提示してくれます。このAIノートに追加した参照情報はプロジェクトの進行に応じてリアルタイム更新されるため、常に最新データでAIと対話できます。要するに、プロジェクト単位で情報を整理し、それを土台に構造化された対話ができる仕組みです。

Microsoft365 Copilot「ノートブック」とは

ノートブック機能を使うことで、専門知識がなくてもAIを活用した高度な情報分析や資料作成が可能になります。具体的な利点は次の通りです。

関連情報の一元管理
プロジェクトに必要なチャット履歴、Microsoft 365のファイル、ノート、会議録などをノートブックにまとめて取り込めます。これにより、情報を探し回る手間を省き、常に統合されたデータセットで作業できます。

AIによる分析と洞察抽出
ノートブック内のコンテンツをCopilotが横断的に分析し、質問に答えたり主要なテーマを把握したりといった洞察を引き出せます。例えば膨大な文章からキーポイントを洗い出したり、複雑なデータから傾向を掴むといった高度な分析も、コードを書くことなく自然な言葉でAIに任せることができます。

スマートな文書作成支援
ノートブックの内容を踏まえて、新しい文書やレポートのドラフトをCopilotに作成させることもできます。AIが下書きを用意してくれるため、ゼロから書き始めるよりも大幅に時間を短縮でき、内容もプロジェクトに即したものになります。

さらに現状は英語のみですがCopilotノートブック内の情報を要約し、2人の話者が会話形式で重要ポイントを読み上げる音声概要を自動生成する機能も追加されました。文章だけでなく音声で概要を確認できるため、移動中など手が離せない場面でも楽しく情報を把握できます。

このように「ノートブック」は、現場のリーダーや担当者が手軽にAIの力を借りてプロジェクト知識を整理・活用できる革新的な機能なのです。ノートブックを使えば、資料探しに時間を取られることなく、複雑な業務も効率よく進めることが可能になります。また、データの見逃しやミスの防止にも役立ちます。

「ノートブック」の使い方

ノートブック機能はMicrosoft 365 Copilotのライセンスを持っていればすぐに使い始めることができます。以下が基本的な操作手順です。

① Microsoft 365 Copilotアプリを開き、左のメニューから「ノートブック」を選択し「＋新しいノートブック」をクリックします。

② プロジェクト名や用途など、わかりやすいタイトルを入力し、資料を追加します。資料はWord文書、Excelファイル、PDF資料などを検索して追加したりアップロードします。。

③ ノートブックに追加した資料をもとに、Copilotのチャット機能を使って「データを分析して」「要点をまとめて」などと指示を出します。

Copilot Notebooksの特徴として、Microsoft 365の他アプリケーションとのスムーズな連携が挙げられます。例えば、Teamsでの会議記録を即座にノートブックに追加し、その内容をもとにAIが議事録を作成することが可能です。直感的な操作画面で、難しい設定は必要ありません。専門的なITスキルがなくても、簡単に活用できます。

業務での活用シーン

シーン①：社内業務マニュアルの作成

業務手順やルールをマニュアル化する作業は手間がかかるうえ、日々の業務に追われて後回しになりがちです。しかし、Copilotのノートブックを使えばこの課題を簡単に解決できます。

例えば、業務手順書や既存のマニュアル、会議での議論内容などをノートブックに追加し、「新人向けに分かりやすい業務マニュアルを作って」とAIに依頼すると、AIが短時間で見やすく理解しやすいドラフトを作成してくれます。その後、担当者が最終チェックや微調整を行うだけで、質の高い業務マニュアルを完成させることができます。これにより、新人教育がスムーズになり、業務品質も安定します。

シーン②：売上データの分析

中小企業では専門的なデータ分析担当者がいないことも多く、売上データの活用が十分でないケースがありますが、ノートブックを使えばこの課題も解消できます。

具体的には、ExcelやCSV形式の売上データをノートブックに追加して「最近の売上の傾向を分析して」「伸びている商品と落ちている商品を特定して」とAIに質問を投げかけます。AIは迅速にデータを分析し、わかりやすい形で結果を提示します。これにより、売上の増減や注目すべき商品、改善すべきポイントが明確になり、経営判断を素早く行うことが可能になります。

シーン③：会議や打ち合わせの議事録作成

会議や打ち合わせ後の議事録作成には多くの時間がかかります。ノートブックを利用すると、この作業も格段に効率化できます。

会議のメモや録音データをノートブックに追加し、「今日の会議の要点をまとめて」「決定事項と次のアクションを整理して」とAIに指示を出すだけで、簡潔でわかりやすい議事録のドラフトが作成されます。これにより、議事録作成に費やしていた時間を大幅に削減し、他の重要業務に集中できるようになります。

まとめ

Microsoft Copilotのノートブック機能は、特別な知識や経験がなくても、中小企業の業務効率化を簡単に実現することができます。社内マニュアル作成やデータ分析、議事録作成など、日々の業務を大幅に効率化し、業務品質も向上させます。まずは、小さなプロジェクトから導入を試み、その効果を体感してみてください。AIを上手く活用することで、働き方が大きく変わることを実感できるでしょう。

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