Microsoft 365のグループ活用ガイド｜配布リスト・セキュリティグループ・M365グループの違いと使い方

Microsoft 365を利用する企業にとって、「グループ」の活用は業務効率や情報共有に大きな影響を与える重要な機能のひとつです。しかし、「グループ」と一口に言っても、実際にはいくつかの種類があり、それぞれ使い方や役割が異なります。

この記事では、Microsoft 365におけるグループの種類と、主に利用される「Microsoft 365グループ」の活用方法について、TeamsやSharePointとの関係性も含めてわかりやすく解説します。

1．Microsoft 365における3種類のグループ

Microsoft 365で利用できるグループは主に以下の3種類です。それぞれの役割を理解することで、用途に応じた適切なグループ運用が可能になります。

■ 配布リスト（配布グループ）
配布リストは、複数のユーザーに同じメールを一斉送信するためのグループです。たとえば「sales@example.com」にメールを送ると、登録されているすべての営業担当者に配信されます。メールのみが対象で、ファイル共有や予定表などの共有機能はありません。部署やプロジェクト単位の連絡に便利です。

■ セキュリティグループ
セキュリティグループは、ユーザーに対してアクセス権限を割り当てるためのグループです。SharePointやOneDriveなどのアクセス制御、またはアプリケーションの利用権限設定に使用されます。メール送信などの機能は持っていません。管理者向けに使われることが多いです。

■ Microsoft 365グループ
Microsoft 365グループは、メール、予定表、ファイル、ノートブック、Plannerなど、複数のツールをまとめて利用できる包括的なグループです。TeamsやSharePoint、Outlook、Plannerなどと自動的に連携されます。1つのグループで業務の中心機能を集約できるのが特徴です。

2．Microsoft 365グループの設定と活用方法

Microsoft 365グループは、Outlookや管理センターから作成・設定できます。主に以下のような項目を設定可能です。

■ グループ作成時の設定項目

・グループ名と説明
　グループの目的や内容を明記することで、メンバーが識別しやすくなります。

・グループのメールアドレス
　このアドレスに送信されたメールは、グループの共有メールボックスに届きます。

・プライバシー設定（公開／非公開）
　- 公開：誰でも参加可能。検索・参照も可能。
　- 非公開：招待制。外部からは見えません。

・ファイルの外部共有
　SharePoint や OneDrive に格納されたファイルを、グループ外のユーザーと共有可能にするかを選べます。

■ デフォルトで存在するグループ「All Company」

Microsoft 365環境を初めて構築すると、自動で「All Company」というMicrosoft 365グループが作成されます。これは全ユーザーが含まれる組織全体向けのグループで、社内告知や全体周知に活用されます。ただし、All Company はカスタマイズ性が限られているため、細かい運用を行いたい場合は別途グループを作成するのが望ましいです。

3．TeamsとMicrosoft 365グループの関係性

Microsoft TeamsとMicrosoft 365グループは密接に連携しています。

• Teamsでチームを作成すると自動でMicrosoft 365グループが作成されます。
• すでにあるMicrosoft 365グループをベースに、Teamsのチームを作成することも可能です。
• これにより、Teams上でのチャット、通話、会議、ファイル共有、タスク管理がすべてMicrosoft 365グループと連携して行えるようになります。たとえば、Teams上で共有したファイルは、グループに紐づいたSharePointライブラリに保存されます。

4．SharePointとMicrosoft 365グループの関係性

Microsoft 365グループを作成すると、自動的にSharePointのチームサイトが生成されます。

• このサイトには、グループメンバー全員がアクセス可能なドキュメントライブラリがあり、業務ファイルの共有や共同編集が可能です。
• ファイルをTeamsで共有する場合、その保存先もこのSharePointサイトになります。
• また、ニュース投稿やWebパーツを活用することで、チーム内の情報発信にも活用できます。

5．まとめ｜Microsoft 365グループを上手に使いこなそう

Microsoft 365には3種類のグループがあり、それぞれ明確な役割と用途があります。

配布リストはメール配信専用、セキュリティグループはアクセス制御管理、Microsoft 365グループは情報共有を行うTeamsやSharePointとの連携をサポートします。ただ、Microsoft 365グループでは、配布リストやセキュリティグループの機能も有しているためできればMicrosoft 365グループをうまく利用して、組織内の情報共有とコラボレーションの質を高めてことが推奨されます。適切なグループ運用がMicrosoft 365をビジネスに最大限活用する鍵となります。

これらのサポートをご希望の方はこちらからご連絡ください！