Microsoft 365でユーザー追加からメール設定まで解説

2025年4月21日 2025年4月21日

さくBiz管理者

Microsoft 365は、中小企業やスタートアップ企業のIT環境を手軽に整備できる便利なサービスです。特にメール環境の整備は、業務を効率的に進めるための第一歩です。
今回は、Microsoft 365の管理画面で新規ユーザーを追加してメールが利用できるようになるまでの具体的な手順と、複数人でメールを共有するための共有メールボックスやグループメールの特徴・使い分けについて解説します。

1．Microsoft 365でユーザーを追加する手順

まず、Microsoft 365管理センターにサインインします。管理センターの左側メニューから「ユーザー」をクリックし、「アクティブなユーザー」画面を開きます。この画面から新しくユーザーを追加します。

「ユーザーを追加」をクリックして、新規ユーザーの情報を入力します。ここでは、以下の項目を設定します。
・氏名（姓・名）
・表示名（Outlookなどで表示される名前）
・ユーザー名（メールアドレスの@前に表示する部分）　　
　例えば、「taro.yamada@example.com」というメールアドレスにしたい場合は、「taro.yamada」を入力します。
・パスワードの設定
　自動生成または手動でパスワードを設定します。初回ログイン後、ユーザーがパスワードを変更できるよう設定するとよいでしょう。

2．ユーザーにライセンスを割り当てる手順

Microsoft 365では、追加したユーザーがサービスを利用するためにライセンス割り当てが必要です。「製品ライセンス」画面で、契約しているライセンス（例：Microsoft 365 Business Standard）にチェックを入れます。これでユーザーはメールやOfficeアプリケーションなど、必要なサービスが利用可能になります。

3．Outlookにログインしてメールを利用開始する

ライセンスの割り当て後、ユーザーはすぐにOutlookでメールを使えるようになります。
ユーザーはブラウザからMicrosoft 365のログインページ（https://portal.office.com）にアクセスし、割り当てられたメールアドレスとパスワードでログインします。初回ログイン時にはパスワード変更やセキュリティ設定が求められる場合があります。画面の指示に従って適切な設定を行いましょう。また、PCにインストールされているOutlookからでも作成したメールアドレスとパスワードでログインすると利用可能になります。

4．共有メールボックスとグループメールの違いと使い分け

Microsoft 365には個人用メールアドレスとは別に、複数人でメールを共有する方法として「共有メールボックス」と「グループメール」という2つの機能があります。それぞれ用途が異なりますので、特徴を理解して適切に活用しましょう。

■ 共有メールボックスとは？

共有メールボックスとは、複数のユーザーが同時に利用できる共通のメールアドレスです。
共有メールボックスは共通のメールアドレスとして返信が可能で「info@example.com」や「support@example.com」など、お客様対応の窓口としてよく使われます。個人のメールボックスとは別に管理されるため、メール対応の担当者が変わることが多い場合でも引継ぎがスムーズにできますが、担当者が個人のメールボックスとは別に共有メールボックスを確認する必要があります。

特徴：
　ライセンス不要（容量制限は50GBまで）
　個別のユーザーアカウントとは異なる独立したメールボックス
　メール送信時に共有アドレスから送信可能
利用シーン：
　顧客対応窓口（お問い合わせ用）
　複数メンバーでメール対応する部署（営業部門、サポートチームなど）

■ グループメール（Microsoft 365 グループ）とは？

グループメールは、1つのメールアドレス宛に届いたメールがグループメンバー全員に転送される仕組みで、グループメールの場合は個人のメールアドレスでの返信になります。グループメールは個人のメールボックスに届くためメールの見逃しが少なくなります。

特徴：
　グループのメンバー個人の受信トレイに直接メールが届く
　メール以外に予定表やファイル共有の機能もあ
　Microsoft Teamsなど他のMicrosoft 365サービスとも連携可能
利用シーン：
　社内チームやプロジェクトの情報共有
　特定のプロジェクトや委員会など、チーム内コミュニケーションが必要な場合
　共有メールボックスとグループメールの使い分けのポイント