普通の会議とどう違う？Teamsウェビナーで実現する効果的なセミナー運営法

2025年7月24日 2025年7月17日

さくBiz管理者

近年、オンラインでの情報共有やイベント開催が急増しています。とくに中小企業でも、社内説明会やお客様向けセミナーなど、社外・社内を問わず「オンラインイベント」のニーズが高まっています。

「普段の会議と同じ方法で大人数向けセミナーもできるの？」と疑問に思う方も多いかもしれません。しかし、Microsoft Teamsには「通常会議」「ウェビナー」「タウンホール」といった複数のイベント形式が用意されており、それぞれ最適な使い分けが大切です。

この記事では、「Teamsウェビナー」の特徴や事前準備、運営のコツを、実際の活用シーンを交えながら分かりやすくご紹介します。

「初めて外部向けセミナーを開催したい」「社内説明会を効率よく運営したい」と考える担当者の方にも役立つ内容です。

Teamsの「通常会議」「ウェビナー」「タウンホール」の違い

まず、Teamsで用意されている3つの主なイベント形式の違いを押さえましょう。

通常会議
　いわゆる「Web会議」で、参加者全員が発言・画面共有できるため、少人数の社内ミーティングやチームの打ち合わせに最適です。顔ぶれが固定されている会議など、日常業務で一番よく使われています。

ウェビナー
　最大1,000人まで参加可能。参加者は事前登録が必要で、Q&A機能やアンケートなどのインタラクション機能も利用できます。主催者や発表者だけが発言し、参加者は視聴や質問に専念できるため、「外部向けセミナー」や「社内説明会」「社内研修」などにぴったりです。

タウンホール
　最大10,000人以上が参加できる大規模イベント向け。参加者は基本的に視聴専用となり、経営陣からの全社向け発表や大規模な社内イベントに適しています。

このように、目的や規模に応じて使い分けることで、イベントの進行や管理が格段にラクになります。

Teamsウェビナー開催の事前準備と招待の流れ

ウェビナーを成功させるには、事前準備がとても重要です。ここでは、開催までの主な流れを紹介します。

① ウェビナーのスケジュールと登録ページ作成
まず、Teamsのカレンダーから「新しい会議」をクリックし、「ウェビナー」を選択します。
日時・タイトル・説明文などを入力すると、自動で「登録ページ（登録フォーム）」が作成されます。
この登録ページは、参加者に事前登録をしてもらうためのWebフォームです。
デフォルトでは「氏名」「メールアドレス」が必須項目になっていますが、「所属」や「事前質問」など、必要に応じてカスタマイズも可能です。

② 招待リンクの発行と配信
作成した登録ページのリンクを、メールやTeamsチャット、Outlookの招待メールなどで参加者に案内します。
参加者がフォームに登録すると、自動で参加用リンクがメール送信される仕組みです。
主催者は「出席者の状態」画面で、誰が登録・参加しているかをリアルタイムで確認できます。
これにより、参加者の把握や当日の準備もスムーズになります。

モデレーターの役割と設定方法
ウェビナー運営で欠かせないのが「モデレーター」の存在です。ウェビナー作成時に「共同開催者」としてモデレーターを設定できます。また、「出席者のできること」のオプションで「Q&A機能」を有効化し、必要なら「マイクの許可」も細かく調整できます。

モデレーターの主な役割
・参加者からの質問やコメントを整理
・発表者へ質問を伝達
・質問のタイミングや優先順位を判断し進行をサポート
・必要に応じて参加者のマイクを許可し、円滑なコミュニケーションを促進
発表者は発表内容に集中でき、モデレーターが進行やQ&Aのコントロールを担うことで、セミナーの質が大きく向上します。

Q&A機能の活用と進行の工夫

ウェビナーでは「一方的な発表」になりがちですが、Q&A機能やインタラクションの工夫で参加者の満足度を高められます。

Q&A機能のポイント
・参加者は「Q&A」欄から質問を投稿
・モデレーターが質問をチェックし、発表者へ伝達
・「手を挙げる」機能を使えば、必要に応じて発言権を付与できる
質問が多くても、モデレーターがうまく振り分ければ「回答漏れ」や「混乱」を防げます。

進行の工夫
・事前質問を登録フォームで受け付けておく
・質問タイムを設け、双方向のやりとりを意識する
・リハーサルを実施し、役割分担や進行を確認する
準備・リハーサルをしっかり行うことで、当日のトラブルも回避しやすくなります。

参加者の満足度アップのポイント
・アンケート機能で意見や要望を収集
・投票機能で参加者の関心を引き出す
・セミナー終了後に「フォローアップメール」や「資料配布」「録画配信」などの対応
・参加者のフィードバックを次回に活かす

中小企業の活用例
例えば、ある中小企業では、新サービス説明会をTeamsウェビナーで開催。登録フォームで「事前質問」を募集し、セミナー内でピックアップして回答することで「疑問解消につながった」「説明が丁寧だった」と好評でした。
また、社内研修もウェビナー化することで、遠隔拠点からも手軽に参加でき、Q&A機能で活発な意見交換が行えた、という声もあります。