中小企業のためのPC買い替え・移行ガイド
さくBiz管理者
中小企業では、同じパソコンを長く使い続けているケースが多く見られます。しかし、年数が経過すると、どうしても動作が遅くなったり、最新のソフトが使えなくなったりします。パソコンの不調によって、日常業務に無駄な時間が発生したり、大切なデータが失われるリスクも高まります。
また、古いパソコンを使い続けていると、セキュリティの脆弱性が心配です。サポートが終了したOSやソフトウェアはウイルス感染や情報漏えいのリスクも増えます。
特に、最近ではWindows 10のサポート終了にともなって、サポートが切れたOSを使い続けることで最新のセキュリティ更新が受けられず、ウイルスやサイバー攻撃のリスクが上がることが話題になり、急いでWindows 11への移行を進めることになったところも多いかと思います。
また、「パソコンの起動が遅い」「作業中にフリーズする」などの声が聞かれ始めたら、それは買い替えや移行を検討するサイン。トラブルが起きてからではなく、トラブルが起きる前に計画的に行動することが大切です。
買い替え・移行の計画段階で押さえるポイント
パソコンの買い替えや移行をスムーズに行うには、事前の準備が重要です。まず、社内で現在使っているパソコンの利用状況や課題を洗い出しましょう。
この際、手作業の一覧表だけでなく、資産管理ツールを導入してパソコンやIT機器の「台帳」を作成・管理しておくこともおすすめです。台帳には「何台あるのか」「いつ購入したものか」「どの部署で使っているか」などの情報を記録しておくことで、現状把握や今後の買い替え計画がスムーズに進みます。
次に、どの業務でどんなスペックが必要かを考えます。たとえば、書類作成やメールが中心の部署と、画像編集や専門ソフトを使う部署とでは、必要なスペックが異なります。
すべてのパソコンを一度に買い替えるのか、段階的に進めるのかも重要な検討ポイントです。予算については、単なる本体価格だけでなく、導入後のサポート費用や、ソフトウェアのライセンス費用も考慮しましょう。また、業務の繁忙期を避けてスケジュールを立てることで、移行時の混乱を抑えることができます。
新しいPC選定と調達の実践ノウハウ
パソコン選びは「誰が、どんな作業をするのか」を考えることから始めましょう。
たとえば、一般的な事務作業であれば、CPUはCore i3～i5、メモリは8GB以上が一つの目安です。一方、設計やデザイン業務にはより高性能なスペックが必要です。
さらに詳しいパソコン選びのポイントについては、以下の記事もぜひご参考ください。
法人向けのパソコンには、長期保証やサポートがついているものも多く、故障時も安心です。また、リースやレンタルを活用すれば、初期費用を抑えながら最新機種を使うこともできます。
パソコンを購入する際は、「OSの種類」「Officeソフトの有無」「保証内容」「周辺機器の対応状況」など、事前に必要な条件を整理しておくとスムーズです。サプライヤーを選ぶときは、導入後のサポート体制や、納品実績なども確認しましょう。特に、トラブル時にすぐ対応してくれる業者であれば、安心して任せることができます。
移行作業の進め方と現場で気を付けるポイント
新しいパソコンの準備ができたら、いよいよ移行作業です。
まず、データのバックアップをしっかり行いましょう。
大事なファイルやメールデータは、外付けハードディスクやクラウドサービス（Googleドライブ、OneDriveなど）に保存します。
最近はMicrosoft 365やGoogle Workspaceなどのクラウドサービスも多く利用されています。特に、OneDriveやGoogleドライブといった個人ごとのクラウドストレージを活用し、各自が必要なファイルやデータを事前に保存しておくことで、新しいパソコンに切り替えた後も、すぐに従来通りの業務が行えるメリットがあります。これを機会に、クラウドへの移行を検討するのもおすすめです。
業務で使っているアプリやソフトが新しいパソコンでも動くか、事前に確認しましょう。
また、必要なソフトウェアのライセンスもあらかじめ確認・準備しておくことが大切です。場合によっては最新版のソフトや追加のライセンスを用意する必要があるかもしれません。
従業員への案内も大切です。「いつ移行作業を行うのか」「どんな手順で進めるのか」を事前に周知し、必要があればマニュアルやチェックリストも用意しましょう。
移行時には、「パスワードが分からない」「プリンターがつながらない」といったトラブルもよく発生します。よくある質問やトラブル対応集を用意しておくと、現場の混乱を防げます。
社内に詳しい担当者を決めておくのも一つの方法です。
まとめ：スムーズなPC移行で業務効率と安心を手に入れるために
パソコンの買い替えや移行は、どうしても後回しになりがちですが、計画的に進めることで業務の停滞や従業員のストレスを減らすことができます。
この記事で紹介した
・現状把握
・最適なPC選び
・計画的な移行作業
・従業員への案内とサポート
のポイントを押さえて、スムーズなPC移行を目指しましょう。
新しいパソコン環境を整えることは、業務効率の向上だけでなく、セキュリティ強化やトラブル防止にもつながります。まずは社内のパソコンの現状を把握し、必要に応じて計画的な買い替え・移行を進めてみてください。
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