“バラバラ”データから脱却！データ蓄積・品質向上のIT活用術

2025年6月4日 2025年6月3日

さくBiz管理者

いま、多くの中小企業が「AI」「DX」という言葉に関心を持ち始めています。しかし、AIやDXを本当に活かすには、データが「きちんと揃っていて」「正しい」ことが何よりも大切です。

現場で日々記録されている売上や在庫、作業内容などのデータは、経営や業務改善の大きなヒントになります。しかし、「ファイルがバラバラ」「記入方法が統一されていない」「ミスが多い」といった課題を抱えている現場は少なくありません。本記事では、こうしたデータ管理の悩みを解決するために、身近なITツールをどう活用できるか、実際の事例も交えながら、できるだけわかりやすく解説します。

「バラバラ」や「入力ミス」放置のリスク

データの管理方法が現場ごと、担当者ごとにバラバラのままだと、さまざまな問題が生じます。「とりあえずExcelに入力」「紙で残しておく」といったやり方では、せっかくのデータも十分に活かせません。

どんなリスクがあるか？

分析や集計の手間が増大
　まとめ直しや確認作業に余計な時間がかかります。

意思決定の精度が落ちる
　ミスや抜け漏れがあるデータを元に経営判断すると、トラブルの元です。

AIやDXプロジェクトが失敗する
　質の悪いデータではAIの学習や自動化の効果も激減します。

情報漏えいや管理リスク
　紙や個人PCにデータが散らばっていると、セキュリティ事故も起きやすくなります。

データ品質向上のための工夫

「バラバラ」「ミスだらけ」を卒業するには、日々の記録や入力方法を見直すことが重要です。

入力ルールの統一
例えば「日付はYYYY/MM/DD形式」「数字は半角」「氏名はフルネーム」など、現場でルールを明確にしましょう。マニュアルを用意するのも効果的です。

バリデーション（入力チェック）
バリデーションとは、「正しい形式で入力されているか、その場で自動的にチェックする仕組み」です。たとえば「数字以外はエラーになる」「必須項目が未入力なら警告」といった設定をします。Google Formsやkintone、Power Appsなどのツールは、バリデーション機能が標準装備されています。

クレンジング（整理・修正）
既存のデータに誤りや重複がある場合は、クレンジングと呼ばれる整理作業が必要です。
ExcelやGoogleスプレッドシートには、「重複の削除」「条件付き書式」などの機能があり、一定のルールでデータをクリーンにできます。

データ入力・蓄積を支えるITツール

データの品質を高めるためには、「誰でも、どこでも、同じルールで」記録できる仕組みづくりが大切です。ここで役立つのがフォーム作成ツールやクラウド型データベースです。

Google Forms／Microsoft Forms
アンケート、日報、社内申請など、さまざまな入力フォームを手軽に作成可能。スマートフォンからも入力でき、集まったデータは自動で一覧化されます。

kintone／Power Apps
日報、案件管理、勤怠管理など、より複雑な業務フローも柔軟にカスタマイズ可能。たとえば「申請→承認フロー」「写真添付」「自動計算」など現場の実情に合わせて作り込めます。

クラウド型データベース（kintone、Airtable等）
複数人が同時に編集可能。履歴管理や権限設定ができ、最新データを全員で共有できます。

Excel Online／Googleスプレッドシート
従来のExcel感覚のままクラウド化でき、同時編集や履歴管理、外出先からのアクセスも簡単です。

データ見える化・品質管理ダッシュボードの活用

「今、どのデータが集まっているのか」「入力ミスや漏れはないか」を誰でも確認できるよう、“見える化”することで品質向上が加速します。

Power BI、Google Data Studio等
Power BIやGoogle Data Studioを使えば、複数のデータベースやスプレッドシートを連携し、グラフやダッシュボードで「データの状況」や「品質の偏り」を一目で把握できます。
「未入力の項目数」「更新の古いデータ」「担当者ごとの進捗」なども自動集計できます。