企業の命を守る！中小企業のデータバックアップ完全ガイド

2025年7月11日 2025年7月8日

さくBiz管理者

データは現代の中小企業にとって「第二の資産」とも呼べるほど重要な存在です。

顧客情報や販売データ、社内文書などのデータが失われると、業務停止や顧客の信頼喪失など、経営に致命的な影響を及ぼすこともあります。災害やランサムウェア攻撃、単純なヒューマンエラーなど、データ紛失のリスクは常に存在しています。

企業の存続を守るためにも、本記事ではデータバックアップの実践的な方法や環境整備のポイントを具体的に紹介します。

企業にとってバックアップが必須のデータとは？

企業活動を支えるデータには優先的にバックアップが必要です。例えば、顧客情報が失われると、顧客対応ができなくなり営業活動やサービス提供がストップする可能性があります。販売記録や取引履歴を失えば、売上予測や仕入れ管理が困難になり、経営判断にも影響を及ぼします。

また、社内システムの設定情報が消失すると、業務システムやメール、コミュニケーションツールなどが正常に動作せず、社内外の連携が混乱し、業務の効率が著しく低下します。設定の復旧には専門的な知識が必要であり、復旧までに時間がかかることも考えられます。

さらに、契約書や機密文書が失われると法的責任を問われたり、顧客や取引先との信頼関係を失ったりする恐れがあります。特に機密情報が漏洩した場合は、企業の社会的信用が大きく傷つき、経営存続に関わるリスクとなります。

その他、マーケティング関連のデータが消えると顧客動向の分析ができなくなり、販促活動の効果が著しく低下します。社員の人事情報が紛失した場合は、給与や評価に関するトラブルが発生し、従業員との信頼関係にも深刻な影響を与える可能性があります。日常業務に直結するこれらのデータを定期的かつ確実にバックアップすることが極めて重要です。

中小企業が実践できるバックアップ方法の紹介

中小企業でも確実にデータを守るためには、定期的なバックアップが欠かせません。特に重要なのは、バックアップを自動化することです。手動でのバックアップは忘れやミスのリスクがあるため、自動的に定期バックアップを実施する仕組みを導入しましょう。

また、近年注目されているクラウドバックアップは手軽で便利です。インターネット経由で安全なクラウドサービスにデータを保管できるため、災害時や物理的な障害からもデータを守ることができます。ただし、クラウドサービスを利用する際は、データの機密性や安全性を考慮してサービスを選定する必要があります。サービスの信頼性や障害時の対応策、提供元のセキュリティ対策などをしっかりと確認しましょう。

外部ストレージ（HDDやNASなど）を使ったバックアップも依然として有効です。ただし、これらのストレージ機器には耐用年数があり、一般的にHDDは3〜5年、NASは5〜7年ほどで故障のリスクが高まるとされています。そのため、ストレージの使用開始日を記録し、定期的に状態をチェックしながら、適切なタイミングでの交換を検討する必要があります。

この場合は物理的な故障リスクや盗難リスクを避けるため、バックアップデータを適切に管理・保管する場所を決めることが重要です。また、複数の保管先に分散してバックアップを取ることで、さらにリスクを低減できます。加えて、定期的な読み取りテストを行うことで、バックアップの信頼性を高める運用が推奨されます。

SaaS（クラウドサービス）利用時のバックアップの考え方

近年、多くの企業で業務にSaaS（クラウドサービス）が導入されていますが、「クラウド上のデータは自動的に守られている」と考えるのは危険です。実際には、クラウドサービス提供者がバックアップを保証する範囲は限定的であり、データが失われても責任を取らないケースがあります。

一般的に、SaaS上でデータが失われる原因には、ユーザーの操作ミス（誤ってデータを削除）、アカウントの乗っ取り、不具合やバグ、サービス提供者側の障害などが含まれます。これらの事象は日常的に発生し得るものであり、サービス提供者がそのすべてを防ぐことは困難です。

SaaS利用時は、自社としてもバックアップを取るべきデータを明確にし、その管理を徹底することが求められます。特に取引情報や顧客データなど、失った場合の影響が大きいデータは定期的にバックアップし、自社の管理下で保管しておくべきです。また、クラウドサービス提供元の利用規約やサービスレベル契約（SLA）を確認し、自社で必要な追加措置を行いましょう。バックアップツールの導入やAPIを活用した自動取得など、実践的な対策を講じることが安全な運用につながります。

データバックアップ環境の整備と運用体制のポイント

バックアップが正しく機能するためには、まずバックアップ環境の整備が欠かせません。これは、どのような機器やツールを使い、どこにどのようなデータを保存するのかを明確にすることを意味します。運用体制の構築も重要で、バックアップの実施やチェック、復元の手順を明文化し、日常的に運用できるようにしておく必要があります。

次に、バックアップの責任体制を明確にしましょう。誰がいつバックアップを実行し、結果を確認するのか、役割分担をはっきりさせることで、ミスや確認漏れを防ぐことができます。また、バックアップの実施状況を記録し、必要に応じて上長や経営層へ報告する仕組みも有効です。

復旧作業を迅速に行うためには、日頃から復元方法を確認し、手順書を整備しておくことが大切です。また、コストパフォーマンスに優れたバックアップツールやサービスを選定することで、業務負荷やコストを抑えながら効率的に運用できます。ツール選定の際には、操作のしやすさ、サポート体制、導入実績なども考慮すると良いでしょう。

さらに、定期的なバックアップテストも必須です。これは、バックアップが本当に機能しているか、データが正しく復元できるかを確認する大切な工程です。最低でも半年に1回はテストを実施し、問題がないか確認しておくことで、万が一の際も慌てずに対応できます。